Полномочия нотариуса при заверении документов

Нотариальная деятельность в нашей стране является одной из наиболее ответственных и весьма востребованных профессий, ведь нотариусы не только заверяют традиционные документы, но и оказывают юридическую помощь по различным вопросам. В данной статье мы рассмотрим полномочия нотариуса при заверении документов и узнаем, какие права и обязанности имеет верховный представитель нотариальной палаты. Ознакомление с этой информацией поможет грамотно и без неприятностей заверить документы в государственной организации.

Проверить личность клиента

Для выполнения своих функций нотариусу необходимо проверить личность клиента. Эта проверка проводится в соответствии с требованиями закона, чтобы убедиться, что клиент является действительно тем, за кого себя выдает.

Как проверяется личность клиента

Для проверки личности клиента нотариус может запросить документы, удостоверяющие личность. К таким документам относятся:

• Паспорт гражданина Российской Федерации
• Вид на жительство
• Иностранный паспорт

Нотариус должен удостовериться, что документ является подлинным и не поддельным, проведя следующие проверки:

• Проверка наличия фальсификации
• Проверка соответствия фотографии лица на документе и лицу, предъявившему документ
• Проверка срока действия документа
• Проверка срока отпечатывания документа
• Проверка достоверности данных в документе

Какие документы должны быть предоставлены

Для проверки личности клиента и заверения документов, клиент может предоставить следующие документы:

Заключение

Проверка личности клиента представляет собой важный этап для нотариуса, который позволяет убедиться в подлинности документов и правильности их оформления. Нотариус обязан проверять личность клиента и документы, представленные им, чтобы обеспечить правовую защиту всех сторон.

Убедиться в правильности оформления документов

Полномочия нотариуса включают в себя не только заверительную функцию, но и проверку документов на правильность оформления. Для этого нотариус должен выполнить ряд действий:

1. Проверить личность лиц, представляющих документы. Нотариус обязан убедиться в том, что представленные документы подписаны именно теми лицами, чьи подписи на этих документах указаны.

2. Проверить правильность оформления документов. Нотариус обязан убедиться в том, что документы оформлены правильно, содержат все необходимые реквизиты и подписи.

3. Проверить достоверность информации, указанной в документах. Если у нотариуса возникнут сомнения в достоверности каких-либо данных, он может запросить у подписанта дополнительную информацию или документы.

4. Проверить законность действий, оформленных в документах. Нотариус обязан убедиться в том, что действия, оформленные в документах, соответствуют законодательным нормам и не противоречат правам и интересам третьих лиц.

5. Проверить наличие всех необходимых документов. Нотариус обязан убедиться в том, что все необходимые документы представлены, и что они соответствуют требованиям законодательства.

Для выполнения этих действий, нотариус может использовать различные методы проверки, включая анализ документов, опрос лиц, представляющих документы, и запрос дополнительной информации. В случае выявления каких-либо ошибок или несоответствий, нотариус может отказать в заверении документов.

Таким образом, проверка правильности оформления документов является важной частью полномочий нотариуса и гарантирует легальность их использования в будущем.

Выяснить наличие связей между сторонами

Для достижения чистоты и прозрачности сделки нотариус должен выяснить наличие связей между сторонами. В этом случае нотариус должен:

• Проверить наличие близких родственников, законных представителей, супругов и бывших супругов;
• Проверить наличие доверенных лиц, уполномоченных на подписание документов;
• Проверить наличие иных связей, которые могут повлиять на сделку.

Для этого нотариус может использовать различные источники информации, такие как:

• Заявления сторон;
• Документы, подтверждающие право на подпись документов;
• Документы, подтверждающие родственные связи;
• Другие свидетельские показания.

Для удобства нотариус может составить таблицу связей между сторонами, чтобы лучше понимать ситуацию и принять правильное решение.

Также нотариус может задать вопросы сторонам, например:

• Есть ли между вами родственные связи?
• Какая у вас связь с доверенным лицом?
• Есть ли у вас другие связи, которые могут повлиять на сделку?

После выяснения связей между сторонами нотариус должен принять соответствующие меры, чтобы обезопасить сделку и защитить интересы сторон.

Определить законность сделки

Одной из основных функций нотариуса является задача определения законности сделки. В этом случае нотариус должен проанализировать все документы, представленные на нотариальное оформление сделки, убедиться в их правильности, соответствии законодательству и наличии необходимых подписей.

Чтобы определить законность сделки, нотариусу необходимо выполнить следующие действия:

1. Проверка документов

Необходимо проверить подлинность документов и соответствие их законодательству. К ним могут относиться:

• Учредительные документы юридических лиц (устав, учредительный договор, протоколы общих собраний);
• Документы на недвижимое имущество (свидетельства о праве собственности, договоры купли-продажи, договоры аренды);
• Документы юридического характера (договоры, соглашения, заявления, доверенности);
• Документы личного характера (паспорта, свидетельства о рождении, браке, разводе, документы о регистрации автомобиля).

2. Установление правоспособности сторон

Необходимо уставновить, что стороны, взаимодействующие в рамках сделки, обладают правоспособностью. Для этого нотариус проверяет:

• Сведения о регистрации юридических лиц в налоговой инспекции;
• Соответствие паспортных данных субъекта и его паспорта;
• Доверенности и другие документы, подтверждающие полномочия на действия от имени физических и юридических лиц.

3. Проверка прав на недвижимое имущество

При оформлении нотариальных документов на недвижимое имущество нотариус должен проверить права на это имущество. Для этого ему необходимо изучить:

• Документы на право собственности на недвижимое имущество;
• Документы на заключенные ранее договоры купли-продажи или аренды недвижимости;
• Технический паспорт на объект недвижимости;
• Иные документы, предусмотренные законодательством.

После того как нотариус заверил сделку, она считается законной, что позволяет предотвратить многие конфликты и споры между сторонами в будущем.

В случае выявления каких-либо нарушений законодательства, нотариус не имеет права оформить нотариальные документы. В таком случае сторонам предлагается урегулировать все спорные вопросы и только после этого приходить к нотариусу на оформление документов.

Оформить соответствующий протокол

При заверении документов нотариус обязан составить соответствующий протокол, который должен содержать следующую информацию:

1. Дата и место заверения документа
2. ФИО и адрес лица, чьи подписи заверены
3. Описание документа (название, тип, количество страниц)
4. Цель заверения
5. Сведения о том, что нотариус рассмотрел документ и выяснил личность лица, перед ним находящегося
6. Сведения о том, что нотариус обеспечил сохранность документа и защитил его от подделки
7. Сведения о том, что нотариус дал пояснения о правовых последствиях, которые возникают в результате подписания документа
8. Сведения о том, что лицо, чьи подписи заверены, понимает смысл содержания документа и свои действия и проинформировано о последствиях его действий

Протокол оформляется в двух экземплярах, которые подписываются нотариусом и лицом, чьи подписи заверены. Один экземпляр остается у нотариуса, а другой передается лицу, чьи подписи заверены.

В таблице представлен пример оформления протокола:

После заверения документа и составления протокола нотариус обязан выдать заверенный документ заявителю, который имеет право использовать его по своему усмотрению.

Выбрать подходящий штамп и подпись

При заверении документов нотариус должен проставить свою подпись и штамп. Подпись должна бытьрасположена под текстом документа, а штамп - на отдельном боковом поле.

Подпись

Подпись нотариуса должна содержать следующие элементы:

• Фамилия, имя, отчество нотариуса;
• Должность - “Нотариус”;
• Номер государственной нотариальной регистрации.

Штамп

В штампе должны быть следующие данные:

• Название нотариальной конторы;
• Должность нотариуса;
• Фамилия, имя, отчество нотариуса;
• Номер государственной нотариальной регистрации;
• Адрес нотариальной конторы.

Таблица 1. Пример оформления штампа:

Правильное оформление подписи и штампа гарантирует правовую значимость документа и его законность.

Хранить документы в течение определенного срока

После завершения нотариального действия нотариус обязан хранить документы в течение определенного срока. В соответствии с Федеральным законом от 11.02.1993 N 4462-1 “О нотариате” (статья 47), нотариус обязан хранить документы по каждому нотариальному действию в течение:

• 75 лет с момента заверения документов в случае, если это было заверение документов, связанных с правом на недвижимое имущество (в том числе договоров купли-продажи, договоров аренды недвижимости и т.д.);
• 25 лет с момента заверения в случае, если это была заверка документов, связанных с правом на движимое имущество (в том числе договоров купли-продажи, договоров залога и т.д.);
• 5 лет с момента заверения в иных случаях.

Таким образом, нотариус обязан хранить документы в течение определенного срока в зависимости от вида нотариальных действий, которые были выполнены.

Кроме того, нотариус обязан обеспечивать сохранность всех документов, обращающихся к нему в связи с нотариальной деятельностью, а также осуществлять их хранение в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивах (статья 48 Федерального закона от 11.02.1993 N 4462-1 “О нотариате").

Нарушение нотариусом установленного законом срока хранения документов может привести к дисциплинарной ответственности вплоть до лишения лицензии и возбуждения уголовного дела.

Таким образом, нотариус обязан строго соблюдать установленные законом сроки хранения документов, а также обеспечивать их сохранность в соответствии с законодательством Российской Федерации.