Заверение копий документов является одним из наиболее распространенных запросов, который поступает к нотариусам. Данная процедура позволяет подтвердить подлинность копий документов и их соответствие оригиналам. Кроме того, заверенные копии могут быть необходимы для совершения ряда юридических действий. Наша пошаговая инструкция поможет Вам правильно оформить данную процедуру и получить заверенные копии документов у нотариуса.
Содержание
Запишите список документов для копирования
Для копирования у нотариуса необходимо предоставить оригиналы следующих документов:
- Паспорт гражданина Российской Федерации
- Водительские права (в случае необходимости)
- Свидетельство о рождении
- Свидетельство о браке/о расторжении брака (в случае наличия)
- Справка о наличии или отсутствии судимости
- Документ на право собственности (в случае копирования документа на недвижимость/транспорт)
Если копирование производится по доверенности, необходимо предоставить также оригинал доверенности на подпись документов или на представление интересов.
Заранее проверьте, нужна ли нотариальная контора
Прежде чем отправляться к нотариусу за заверением копий, необходимо проверить, действительно ли для вашего случая требуется нотариальное заверение. Для этого стоит учитывать следующие моменты:
Если вы нуждаетесь в заверении копий для личного пользования или для подачи в небольшие организации, например, в учебные заведения и некоммерческие организации, нотариальное заверение может не понадобиться.
Однако при обращении в крупные организации, банки, правительственные инстанции, нотариальное заверение может потребоваться. Также нотариальное заверение может понадобиться при заявлении на получение визы.
Также, если требуется заверить копии документов, которые необходимы для использования за границей, нотариальное заверение также может потребоваться.
Таким образом, для определения необходимости нотариального заверения следует проанализировать конкретную ситуацию и ориентироваться на организацию или инстанцию, в которую затем планируется подать документы.
Если не уверены, нужно ли вам нотариальное заверение, можно обратиться за консультацией к юристу или представителю организации, в которую вы собираетесь обратиться.
Если же нотариальное заверение все же необходимо, то далее следует ознакомиться с пошаговой инструкцией по заверению копий у нотариуса.
Предоставьте оригиналы документов нотариусу
При обращении к нотариусу для заверения копии документа необходимо предоставить оригиналы этих документов. Это связано с необходимостью проверки истинности копии путем ее сравнения с оригиналом.
Итак, перед посещением нотариуса, необходимо собрать следующие документы:
Оригиналы документов
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, для подтверждения своей личности перед нотариусом;
- Оригинал документа, копию которого необходимо заверить. В случае заверения копии документа, предоставленной в электронном виде, требуется предоставить оригинал документа и распечатку электронной копии.
Дополнительные документы
- Доверенность, если вы действуете от имени другого физического или юридического лица;
- Документы, подтверждающие право собственности на имущество или наличие других обязательств, в случае заверения копий таких документов.
В случае, если требуется заверить копии большого количества документов (более трех), необходимо заранее уведомить об этом нотариуса.
Также следует учитывать, что при некоторых обстоятельствах (например, при наличии необходимости предоставления заверенной копии документа в другой стране) нотариус может запросить дополнительные документы или требования, связанные с заверением копии.
Предоставление оригиналов документов перед их заверением является необходимым требованием, поэтому следует не забывать об этом не только при посещении нотариуса, но и на этапе подготовки документов.
| Оригиналы документов, которые необходимо предоставить нотариусу |
|---|
| Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность |
| Оригинал документа, копию которого необходимо заверить |
Дополнительные документы
| Дополнительные документы, которые могут быть запрошены нотариусом |
|---|
| Доверенность, если действуете от имени другого физического или юридического лица |
| Документы, подтверждающие право собственности на имущества или наличие других обязательств, в случае заверения копий таких документов |
Объясните нотариусу, какие документы нужно заверить
Нотариус заверяет копии документов, которые могут потребоваться для различных целей: для оформления наследства, образовательных целей, при заключении договоров и т.д. Какие документы можно заверить у нотариуса:
- Паспорт гражданина РФ и заграничный паспорт гражданина РФ;
- Документы на образование;
- Трудовую книжку и справку о заработной плате;
- Свидетельство о рождении;
- Свидетельство о браке или о расторжении брака;
- Свидетельство о смерти;
- Разрешение на временное или постоянное проживание на территории РФ;
- Лицензии, сертификаты бухгалтерского учета и документы, подтверждающие регистрацию юридических лиц.
Нотариус также может заверить копии документов, на основании которых были выданы оригиналы, если это предусмотрено законодательством.
Важно помнить, что некоторые оригинальные документы, например, документы, выданные органами ЗАГСа, нотариус не имеет права заверять в качестве копии.
Также следует обратить внимание на то, что заверение копий документов необходимо при совершении сделок с недвижимостью, в том числе при покупке, продаже и дарении. В этом случае требуется заверение копии документа о праве собственности на объект недвижимости, а также копии паспорта собственника.
Для заверения копий документов необходимо обратиться к нотариусу с оригиналом документа и его копией.
Получите заверенную копию у нотариуса
Чтобы получить заверенную копию документа у нотариуса, нужно выполнить следующие шаги:
- Подготовьте оригинал документа, копию которого хотите заверить.
- Найдите ближайший нотариальный офис и обратитесь к нотариусу.
- Предоставьте оригинал документа и укажите, что хотите получить заверенную копию.
- Нотариус проверит оригинал документа и сравнит его с копией.
- Нотариус проставит на копии документа печать о заверении и подпишет ее.
- Получите заверенную копию документа от нотариуса.
Важно помнить, что заверенная копия документа имеет такую же юридическую силу, как и оригинал документа, и может использоваться в тех же обстоятельствах.
Также стоит учитывать, что услуга заверения копий у нотариуса является платной и ее стоимость может отличаться в зависимости от региона и типа документа.
В таблице ниже приведены примерные цены на заверение копий документов в нескольких городах России:
| Город | Цена заверения копии документа |
|---|---|
| Москва | от 500 до 2000 рублей |
| Санкт-Петербург | от 400 до 1000 рублей |
| Екатеринбург | от 300 до 700 рублей |
| Красноярск | от 200 до 500 рублей |
| Нижний Новгород | от 200 до 600 рублей |
Оплатите услуги нотариуса
После того, как нотариус заверил копию документа, вы должны будете оплатить за его услуги. Стоимость заверения копии напрямую зависит от количества страниц в документе, а также от местоположения нотариуса. Также, вы можете платить нотариусу за консультации, подписание договоров или иных документов.
Поэтому, перед тем как идти к нотариусу, необходимо заранее узнать примерную стоимость заверения копий и других услуг нотариуса. Обычно эта информация присутствует на сайте нотариусов города, или может быть получена по телефону.
Приведем пример стоимости услуг нотариуса в Москве:
Стоимость заверения копии документа
| Количество страниц | Цена (руб.) |
|---|---|
| До 5 страниц | 1000 |
| От 6 до 15 страниц | 2000 |
| Свыше 15 страниц | 3000 |
Стоимость других услуг
| Услуга | Цена (руб.) |
|---|---|
| Консультация нотариуса | 1500 |
| Подписание договора нотариусом | 3000 |
| Оформление наследства | 5000 |
Также стоит помнить, что нотариусы берут за свои услуги НДС в размере 20%. Поэтому окончательная стоимость услуг может быть выше, чем ожидалось.
Оплата может производиться наличными или безналичным путем. Если вы решили заплатить безналичным путем, то необходимо заранее предоставить нотариусу реквизиты для оплаты. Обычно, после оказания услуг нотариус выдает вам счет-фактуру, на основании которой вы сможете произвести оплату.
Убедитесь, что заверенная копия содержит все печати
При получении заверенной копии документа от нотариуса, важно убедиться, что на копии остались все печати, которые есть на оригинале. Это особенно важно в случае, если оригинал документа имеет какие-то печати или штампы, подтверждающие его легальность или иные важные детали.
Чтобы убедиться, что заверенная копия содержит все печати, следует выполнить следующие шаги:
Осмотреть копию документа внимательно, сравнивая ее с оригиналом. При необходимости можно использовать увеличительное стекло или лупу, чтобы лучше разглядеть детали.
Сравнить наличие и расположение всех печатей и штампов, находящихся на оригинале, соответствующими печатями и штампами, находящимися на заверенной копии.
Если какая-то печать или штамп на копии отсутствует, необходимо немедленно обратиться к нотариусу, уведомив его о проблеме. Нотариус должен исправить ошибку и предоставить получателю новую, исправленную заверенную копию.
В случае, если получатель документа обнаружит отсутствие какой-либо печати или штампа на заверенной копии после ее получения, он может подать жалобу в нотариальную палату по месту нахождения нотариуса. Таблица ниже показывает, какие печати и штампы могут быть на документах:
| Печать / штамп | Назначение |
|---|---|
| Печать нотариуса | Подтверждение подлинности копии |
| Печать нотариальной конторы | Подтверждение подлинности |
| Печать Управления регистрации | Подтверждение регистрации документа |
| Штамп “Копия верна” | Подтверждение подлинности копии |
| Штамп “Защита от подделки” | Дополнительная защита от подделок и фальсификаций |
Сохраните заверенную копию в безопасном месте
После того, как вы заверили копию документа у нотариуса, не забудьте сохранить ее в надежном и безопасном месте. В зависимости от цели заверения копии и значения документа, надежность и безопасность места ее хранения может различаться.
Ниже приведены несколько рекомендаций по сохранению заверенных копий в безопасном месте:
1. Определите ценность документа и его хранение
Определите ценность документа, который вы заверяли в нотариальной конторе, и решите, какой способ его хранения будет наиболее удобен и безопасен для вас. Если это документы социального и юридического значения, то лучше всего хранить их в специализированных хранилищах или в сейфах.
2. Сделайте копию копии
Для дополнительной защиты рекомендуется сделать копию заверенной копии и сохранить ее отдельно от оригинала. Копию можно хранить в электронном виде на компьютере или на внешнем носителе.
3. Упакуйте копию
Чтобы сохранить копию в хорошем состоянии и защитить ее от повреждения, ее рекомендуется упаковать в пакет или конверт. Кроме того, вы можете использовать специальные конверты для хранения важных документов, которые защитят копию от механических повреждений и воздействия окружающей среды.
4. Храните копию в доступном месте
Сохранение заверенной копии в доступном месте необходимо для быстрого доступа к ней при необходимости. Однако важно, чтобы место хранения было защищено от утери, кражи или других форс-мажорных ситуаций. Рекомендуется выбирать места хранения, которые не являются общедоступными, а также обеспечить безопасность этих мест с помощью замков и сигнализации.
Таким образом, сохранение заверенной копии в безопасном месте является важной составляющей процесса заверения копии документа у нотариуса. Следуя простым рекомендациям и учитывая ценность документа, можно обеспечить безопасность и сохранность заверенной копии на долгое время.
